Property Management System

El PMS más completo, intuitivo y práctico

Todo-en-uno

Gestiona las reservas, alojamientos, tareas del personal, facturación, liquidaciones a propietarios... todo desde el mismo software, y en la nube.

En constante evolución

Cubrimos todas las necesidades de tu negocio y seguimos desarrollando nuevas herramientas para agilizar la gestión de tu día a día. Escuchamos las necesidades de nuestros clientes y las solucionamos.

Bajo tu control

Te guiaremos paso a paso para que domines todas las herramientas, una a una, empezando por las más importantes y terminando por las más avanzadas.

Gestiona tus reservas

Controla y gestiona las reservas desde un calendario único
  • Listado de reservas por estado (solicitadas, pendientes de pago, confirmadas, entradas...) con filtros avanzados.
  • Calendario único para gestionar todas las reservas de: la página web, las OTA (Booking.com, AirBnB, VRBO…) o tus reservas manuales.
  • Creación de reservas desde el calendario.
  • Mueve reservas fácilmente entre apartamentos, para optimizar la ocupación.
  • Bloqueos manuales de fechas, día a día, por intervalos de día, por grupos de apartamentos...
  • Propuestas personalizadas de alojamientos y enviarlas a los clientes.
  • Histórico de reservas para mejorar la gestión de las incidencias: Control total sobre los cambios de reservas, incluyendo información sobre el usuario que la ha modificado, cuando, y desde que IP.
Desde el momento en que se confirma la reserva, hasta la finalización de la misma:
  • Email previo al check-in: Envío de email recordatorio al huésped, unos días antes de su llegada, manual o automático, con información de interés para preparar su estancia.
  • Llegadas: Listado de check-in de la semana, incluyendo enlaces directos para poder gestionar el check-in, contrato y factura.
  • Salidas: Listado de check-out de la semana.
  • Limpieza: Listado de planificación de limpieza, con función de asignación del personal. Posibilidad de añadir limpiezas urgentes para alojamientos con check-in y check-out en el mismo día.
  • Email posterior al check-out: Email de agradecimiento enviado unos días después de la salida del huésped con posibilidad de añadir códigos de descuento promocionales para su próxima reserva.
  • Testimonios: Gestión de las reviews que los clientes han rellenado. Posibilidad de añadir nuevos testimonios manualmente.
Emails personalizados con envío automático configurable
  • Personaliza todas las plantillas de email y configura el envío automático.
  • Modifica los textos y añade códigos de sustitución para que aparezca información de la reserva, el huésped o la propiedad.   
  • Configúralos para enviarlos manual o automáticamente, unos días antes o después del check-in / check-out.
  • Plantillas de correos disponibles a nivel de PMS o de cada propiedad, para indicar información más general o específica de cada alojamiento.
Pagos automatizados
  • Configura emails de prepago para que se envíen automáticamente cuando tú quieras.
  • Email de prepago en el momento de efectuar la reserva. Con posibilidad de indicar distinto % de prepago, según procedencia (web/manual/OTA).
  • Email de pagos restantes, con posibilidad de indicar 1 o 2 pagos diferenciados.
  • Email de pago del depósito
  • Pagos recurrentes con Redsys y Stripe
Gestiona las tareas administrativas requeridas por la administración

Adaptamos nuestro sistema y desarrollamos nuevas funcionalidades para dar solución a las gestiones requeridas por las administraciones.

  • Crea y envía la declaración de huéspedes a los distintos portales de policía
  • Crea y envía estadísticas sobre llegadas / salidas al INE
  • Crea y exporta el informe de impuestos de la tasa turística

Gestiona tus alojamientos

Todas tus propiedades gestionadas desde un único software

  • Apartamentos, casas vacacionales, hostales, B&B, Boutique Hotels o autocaravanas. El software acepta cualquier tipología de propiedad.
  • Al seleccionar la tipología, aparecerán las opciones específicas de cada una, para que tengas los campos necesarios en cada caso.
  • Crea alojamientos de corta estancia, de larga estancia (mensuales) o propiedades en venta.
  • Posibilidad de configurar alojamientos multi-unidad y la opción de reservar un mismo alojamiento entero o por habitaciones.

Todo en un único gestor.

Personaliza sin límites las tarifas con las que quieres trabajar

El sistema ofrece múltiples opciones para poder configurar las tarifas. Puedes decidir cómo quieres trabajar, combinándolas según tus necesidades:

  • tarifas standard / no refundable
  • tarifas por ocupación (1 persona, 2 personas, 3 personas...)
  • tarifas por número de noches (length-of-stay)
 

Gestiona tus tarifas 360º

  • Flexibiliza tus tarifas creando temporadas para que sea más fácil indicar los precios.
  • Controla el flujo de reservas escogiendo cuando una fecha estará disponible para entradas y salidas, con la función de restricciones.
  • Aprovecha nuestro sistema de alerta de estancia mínima. No dejes escapar reservas por una disponibilidad inferior a la estancia mínima en períodos de máxima ocupación

Maximiza el rendimiento de tu negocio

  • Crea extras gratuitos para obtener información útil del cliente, que pueda ayudarte a ofrecerle una mejor estancia. Por ejemplo, extra por mascota o por cuna.
  • Crea suplementos opcionales, para que el cliente pueda añadirlos a su reserva. Podrás configurarlos con precio por reserva, por persona, o por persona/día.
  • Crea suplementos internos, que no aparecerán públicamente en el motor de reservas, pero sí que podrás añadirlos manualmente a la reserva.

Crea descuentos y cupones para tus clientes directos y sé más competitivo

Tendrás el control total. Decide en qué fechas quieres añadir descuentos para las propiedades que te interesan.

  • Descuento básico, de última hora, de larga estancia y de reserva anticipada
  • Cupones con código, para poder realizar campañas de marketing directo
  • Paquetes, para que poder añadir actividades únicas a la reserva

También puedes crear promociones para Booking.com, para poder ser más competitivos con este canal y mejorar el posicionamiento en sus resultados.

Gestiona tus propietarios

Define los precios y los cargos

  • Define como trabaja cada propietario.
  • Gestiona los propietarios por comisión o por precio específico.
  • Establece cargos únicos o recurrentes; que se facturaran automáticamente al hacer la liquidación.

Configurador de las liquidaciones

El cálculo de la liquidación es totalmente configurable:

  • Extraer la comisión de canal.
  • Eliminar o añadir el servicio de limpieza.
  • Suprimir o no los cargos extras.
  • Etc.
El sistema realizará el cálculo exactamente como necesites, para cada propietario.

Crea un acceso a medida para tu propietario

Configura los permisos del propietario para que puedan utilizar la app accediendo únicamente a la información que te interesa.

Cada propietario es distinto, por lo tanto, cada uno podrá disponer de diferentes permisos asociados.

También puedes consultarnos sobre la opción de desarrollar una extranet personalizada y a medida, para que los propietarios puedan gestionar la creación y el contenido del alojamiento.

Gestiona tu base de datos

Crea y gestiona los diferentes usuarios

  • Crea usuarios con perfiles y permisos distintos, todo bajo tu control.
  • Define usuarios de PMS con acceso a diferentes áreas del gestor, así como usuarios externos de check-in, mantenimiento y limpieza.
  • Da acceso a un conjunto de alojamientos concretos o a todos, según lo que necesites en cada caso.
  • Olvídate de no saber quién hace qué. Crea un perfil para cada persona, y ten el control de tu empresa.

Control de pagos y facturas

  • Controla los cobros realizados, los que están pendientes, cómo se han cobrado, para qué canal...
  • Gestiona las facturas al cliente, descárgalas, o rehazlas si hay errores.
  • Ten las cuentas al día desde el panel de administración.

Exportación de datos para la administración pública

  • Estadísticas para el INE, modelo 179 de Hacienda, declaración anual del modelo 147, liquidación de la tasa turística con la administración, declaración de huéspedes a la Guardia Civil, Policía Nacional, Mossos d’Esquadra...
  • La administración pública solicita mucha información, en formatos distintos y difíciles de gestionar.
  • Nuestro software creará todos los archivos necesarios para que puedas gestionar estos trámites de la forma más simple y fácil posible.

Integración con programas de contabilidad

Hemos desarrollado la integración con 3 software de contabilidad distintos: Datisa, Exact Dimoni y A3.

Si utilizas alguno de ellos, podrás sincronizar nuestro PMS con tu programa de contabilidad y olvidarte de importar manualmente todas las cuentas.

Estadísticas de las reservas

Revisa cómo avanza tu negocio con el módulo de estadísticas. Compara la evolución de las reservas desde distintos puntos de vista:

  • Estadísticas por alojamiento.
  • Estadísticas por región.
  • Estadísticas por propietario.
  • Estadísticas por canal.
  • Etc.

Mantén la relación y la comunicación con tus clientes

  • Genera newsletters a través de nuestro editor para comunicaciones masivas.
  • Envía newsletters a todos los clientes pasados, o tan solo a clientes de un país o con un idioma en particular.
  • Envía tu newsletter a todos los clientes que aún tienen la reserva pendiente, para avisarles si hay cambios legislativos (por ejemplo, si se añade una tasa turística), obras que puedan afectarles, o cualquier otra información importante.
  • Crea campañas de Marketing, seleccionando y filtrando clientes, propiedades, tipologías, y muchas más características. Guarda tus campañas para poder utilizarlas durante todo el año.

Preguntas frecuentes

Sí, un PMS es útil tanto para grandes como para pequeños negocios de alojamiento turístico. Incluso con pocas propiedades, el software permite ahorrar tiempo, evitar errores, y mejorar la experiencia del huésped, además de facilitar la escalabilidad.

El coste de un software de gestión para alojamientos turísticos varía en función del proveedor y de las funciones incluidas. Algunos ofrecen planes básicos, mientras que otros cuentan con tarifas que dependen del número de propiedades o reservas. En general, los beneficios de optimización de tiempo y aumento de ingresos superan la inversión inicial. En Icnea, el coste mensual de nuestro software se calcula en base al número de propiedades gestionadas.

Un software de gestión para alojamientos turísticos o PMS es una herramienta clave para mejorar la eficiencia operativa, incrementar la rentabilidad y mejorar la experiencia de cliente. Un software de gestión para alojamientos turísticos ofrece múltiples funciones que permiten gestionar reservas y la cartera de propiedades, controlar la disponibilidad de habitaciones, automatizar tareas administrativas y optimizar la comunicación con los huéspedes, todo desde un mismo software en la nube. Disponer de un software de gestión para alojamientos turísticos es el primer paso para profesionalizar un negocio de alojamiento vacacional y digitalizar las gestiones en un entorno altamente competitivo.

Un software de gestión para alojamientos turísticos o PMS (Property Management System) es un software diseñado para gestionar de forma centralizada las operaciones de propiedades destinadas a alquileres turísticos. Desde la reserva y el calendario hasta la contabilidad y la comunicación con los huéspedes, un PMS automatiza y simplifica las tareas operativas diarias para mejorar la eficiencia y la experiencia del huésped.

Sí, un software de gestión para alojamientos turísticos como el de Icnea cumple con estrictas normativas de seguridad y utiliza encriptación para procesar los pagos. Muchos ofrecen integración con pasarelas de pago seguras, permitiendo gestionar pagos de forma segura y confiable, cumpliendo con estándares de protección de datos.

Las principales ventajas de un software de gestión para alojamientos turísticos son la automatización de tareas y envío de comunicaciones, la centralización de reservas y pagos, la sincronización de disponibilidades, precios y tarifas, la gestión de la cartera de propiedades, la mejora en la experiencia de huésped y el análisis de datos para la toma de decisiones entre otras funciones. Esto permite reducir el tiempo dedicado a la gestión y mejorar la rentabilidad.

Los softwares de gestión para alojamientos turísticos como el de Icnea están diseñados para ser intuitivos y de fácil uso. Muchos ofrecen tutoriales, soporte técnico y un equipo de implementación para guiarte en los primeros pasos. En pocos días puedes tener todo configurado y listo para gestionar tus propiedades de manera eficiente. En Icnea dispones de nuestro equipo de onboarding y soporte para guiarte a lo largo de todo el proceso.

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